消除官僚主义：如何减少团队审批时间并提高流程效率

当一家公司规范其流程并努力提高员工的工作质量时，这很酷。但这里存在着陷入官僚主义并逐渐巩固流程的风险，其程度不亚于大公司。阅读有关如何保持平衡以免失去工作效率和团队凝聚力的文章。

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团队沟通中的官僚主义迹象

与很多人达成协议

大公司的长期批准已经成为一种流行的文化基因。发生这种情况有两个原因：

每个员工都有自己的责任，这些责任会受到这个或那个决定的影响；
员工害怕承担责任，因为他必须向管理层负责。
示例：在一家大公司中，有必要更改其一个部门的徽标。对此，不少员工表达了自己的看法。该标志经历了几个阶段的批准，每个阶段之后它都变得面目全非。然后这个过程太拖延了，以至于标志的创建被搁置了。

沟通的客观性
另一个迹象是企业传播缺乏“活力”。似乎每个人都在交流，但是是在商务礼仪的框架内：干巴巴、正式。

示例：同一部门、职位相同的员工在聊天中互相写信，以“同事”一词开头。他们还用大写字母V的“Vy”称呼对方，并使用大量的介绍性词语，如“respectively”。

注重过程，而不是结果

公司中的官僚主义通常是由于工作流程的严格规定而产生的。因此，员工更注重遵守规则而不是工作结果。

示例：招聘人员正在招聘销售经理。根据公司规定，他每天必须安排并进行至少 5 名候选人的面试。尽管有不相干的回答，招聘人员仍然安排他们去面试，因为它的KPI取决于计划的执行情况。

官僚主义的主要问题
浪费时间
长时间的审批会极大地占用员工的时间，这些时间可能花在：

其他工作任务；
落实公司发展理念；
企业培训等
结果，公司的前进和发展速度远远慢于其应有的水平。

团队距离
枯燥、正式的演讲会造成情感距离。这种沟通方式通常用于与不熟悉的人交谈。所以团队之间并没有变得更亲近，感觉不到自己属于团队。

与此同时，归属于一个群体是最强大的无形动机之一。而且这是一个友好的团队，许多求职者在选择工作地点时将其视为标准。

效率降低

毫无疑问地执行规则的态度和团队中缺乏自由导致员工专注于过程。他按照某种模式执行某些行动，但不考虑结果。或者说他想得很少。

因此，公司由运营执行者组成，并受到规则的约束。法规还不错。但他们应该引导而不是限制。

如何摆脱官僚主义
简化您的流程
考虑如何在不影响结果的情况下缩短漫长的审批时间。例如，创建一个单独的管理聊天，其中将就关键问题达成一致。这样，员工就不需要向每个经理编写个人消息，而从每个经理那里接收越来越多的编辑。

此外，所有活动都可以使用信使中的反应来协调。这将减少发送“确定”、“明白”、“完成”等消息所需的时间。例如，这就是企业通讯软件 Compass中对消息的反应 。

让沟通不那么正式

关爱同事
当您撰写消息时，请考虑您的同事阅读该消息时会感到多么舒服。是不是太复杂太麻烦了？以下是一些使您的消息更具可读性的提示：

删除介绍性词语，它们通常是不需要的；
如果信息很长，请将其分成2-3句话的段落，并用额外的空格分隔；
不要造太长的句子，最好把一个大句子分成几个小句子；
避免使用复杂的分词和分词短语，它们会使文本变得复杂。
撰写消息时，请考虑读完消息后您希望从同事那里得到什么结果。再次重新阅读您的消息：它如何清楚地传达您想要解决的问题的想法？其他员工不必猜测您需要什么结果。

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缩短距离

根据公司的不同，您可以在公司通讯中切换为“您”。这拉近了团队的距离，缩短了他们之间的沟通距离。这种技术可以增强团队凝聚力并有助于建立社区意识。

创建企业文化

为了让团队团结一致，少陷入官僚主义，就必须 6 个常见的律师营销错误及其避免方法 打造企业文化。这可以通过不同的方式完成：

创建普通员工聊天室以进行非正式沟通；
组织并鼓励同事开展联合休闲活动，例如探险；
定期召开团队会议，员工可以面对面交流。
公司中团队成员之间的关系越信任，将公司通信 我的号码列表 转变为 MFC 中应用程序交换的风险就越小。

结论

企业沟通中官僚主义的标志是需要大量人员进行冗长的审批、非个人化的沟通以及注重过程而不是结果。
团队沟通中的官僚主义带来了时间浪费、员工之间距离遥远、效率下降等问题。
为了避免团队沟通的官僚化，简化流程、减少沟通的正式程度并组织企业文化非常重要。