业务流程管理：如何组织公司的工作
业务流程是公司中的任何操作：与客户会面、准备报告或发布产品。它们不仅适用于大公司，也适用于小企业，甚至个体经营者。
对于任何想要盈利的企业，您都需要学习如何管理业务流程。在本文中，我们将告诉您哪些工具可以帮助解决此问题。
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什么是业务流程管理
业务流程是作为业务运营的一部分执行的任何操作。例如，向公司销售服务包括重复步骤：
处理申请；
与客户建立联系；
服务演示；
签署协议；
支付。
每个阶段都有特定的任务：注册申请、发送商业建议、开具发票等。业务流程管理涉及分析这些阶段和任务，识别问题和改进机会。
业务流程管理最重要的目标是确保公司各部门有效互动，完成指定的任务。为此，您需要：
定义指标，KPI——每项任务的关键绩效指标；
建立业务流程的质量标准体系；
监控他们的合规情况。
重要的是还要建立一个员工激励体系，鼓励他们实现所需的结果。
业务流程的实施可以由企业主、公司负责人和高层管理人员来执行。这也是由在这方面有经验的业务分析师完成的。
业务流程的类型
业务流程对于公司来说可以具有不同的功能和意义。
1. 基本业务流程- 与生产或销售商品、提供服务和赚取利润有关。假设一家工厂生产乳制品。与其创建和实施相关的一切都是主要业务流程。
例如，采购原材料，生产干酪、酸奶油等产品，寻找经销商。这些流程是系统中的关键；在实践中，它们在管理公司时受到特别关注。
2.辅助业务流程为主要业务流程提供支持。其中包括人力资源管理、会计、物流管理、设备维护和各种其他不产生直接利润但对组织顺利运作很重要的流程。
3、经理或经理负责协调和控制公司内的所有业务流程。这是规划、组织、管理、激励和分析团队活动。例如，业务流程经理是：
规划乳品生产流程；
规划金融交易；
实施电子文件管理系统。
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4. 改进或开发过程旨在持续改进和开发最终产品、商品或服务。例如，发布新产品、引进现代技术、培训员工、提高客户服务质量。
假设一家公司要生产一种新口味的酸奶。为此，您首先需要研究客户的需求。然后选择口味、开发配方、购买设备、建立生产流程并测试销售。当然，这些都是改进过程。
业务流程管理方法
自动化
业务流程自动化是使用技术来减少员工执行的日常操作的数量。
例如，仓库中的机器人叉车可以取代装载机和仓管员。他们知道如何移动和储存货物以及收集订单。机器人比人工作得更快，不需要休息，也不会犯错误。因此，此类技术的引入使得提高企业的生产率成为可能。
业务流程的自动化不仅可以在生产中实现。例如，在销售部门，某些操作是由CRM 系统自动执行的。该算法可以填写文档、开具付款发票以及向客户发送包含订单信息的消息。借助此类信息技术，可以简化团队的工作。
自动化的好处：
业务流程的效率正在不断提高。自动化使您可以加快任务速度并减少信息处理时间。
错误数量减少。设备或程序不允许由于人的注意力不集中或疲劳而可能出现的错误。
客户服务质量得到提高。自动化业务系统使您能够快速处理申请并及时回答问题。这将提高客户满意度。
数据分析的可能性。借助业务流程管理自动化，您可以收集和分析有关公司绩效的数据，识别弱点并做出明智的决策。
节省资源。业务流程管理的自动化降低了执行日常任务的员工的劳动力成本。
自动化的缺点：
实施业务流程的成本。要建立业务流程管理的自动化，您需要购买设备、连接服务并培训员工。
技术成瘾。如果系统出现故障，公司可能会面临一些困难。
需要重组公司的运营。为了组织业务流程，您需要重建当前的运营并以新的工作方式培训您的团队。这可能会引起团队的抵制。
优化
业务流程优化是改善和提高公司效率的一种方法。为了实现这一目标，选择一些行动并加以改进。例如，它们降低了任务完成的速度或执行者的数量，提高了服务质量或减少了缺陷的百分比。
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想象一下，一家广告公司想要优化其项目工作系统。员工在常规信使中工作，尽管有所有工具，但缺乏重要功能。例如，在聊天中很难找到正确的讨论。
因此，经理决定实施企业信使 Compass，它有线程 – 对消息的评论。因此，工作问题的讨论被转移到单独的消息线程中。
因此，聊天中的信息变得更加结构化。得益于此，用户不必花费大量时间来查找它，从而简化了流程。这就是优化原理的工作原理。
上面是线程的示例。最多 10 人的团队可以免费使用 Compass
优化的好处：
提高业务流程的效率。优化可以让您减少完成任务所需的时间。这会提高生产率。
改善沟通。优化有助于改善员工之间的沟通，从而有助于更有效的团队合作。
降低风险。优化可以降低错误、延迟和其他可能导致业务中断的问题的风险。
业务发展。优化有助于公司的发展，因为它允许引入新技术和工作方法。
优化的缺点：
过程的复杂性。有时，为了优化，您需要执行许多操作：分析当前流程、发现问题并制定解决问题的方法。这可能需要很长时间。
抵制变革。员工可能会抵制改进特定的业务流程。他们可能不明白新工具是如何工作的。因此，进行入职培训并开发额外的培训材料非常重要：指南、说明、工作规则。
造型
业务流程建模 是一种允许您想象和分析公司工作的方法。如果经理对业务流程进行建模，他就可以看到团队如何工作、工作系统中出现哪些问题以及如何解决这些问题。
假设您需要推出一家在线商店，在此之前，请分析公司将组织什么以及如何组织。商店的运营由多个团队组成：销售和营销部门、仓库、送货服务。每个部门履行自己的职能：
市场部负责网上商店的推广。
销售部受理申请并转至仓库。
在仓库，他们检查货物的可用性；如果有产品，他们就准备发货。
送货服务从仓库提取货物并将其运送给客户。
为了对业务流程进行建模，有必要确定团队在每个工作阶 我如何将我的旅行目标转化为我的财务胜利 段将执行哪些操作、谁将负责这些操作以及员工将使用哪些资源。然后，您可以创建一个业务流程图，将在线商店的运营可视化。
业务流程建模示例
流程图是代表操作或工作阶段的一系列块。这些块通过显示操作顺序的箭头连接。这样的方案将使我们能够识别瓶颈，以便开发优化它们的最佳方法。
建模的好处：
能见度。模拟可以让您看到整个过程并了解它是如何工作的。这可以帮助您做出有关流程优化和控制的明智决策。
简单。建模不需要复杂的数学计算。要创建业务流程模型，了解其工作原理就足够了。
多功能性。建模可以应用于任何过程，无论其复杂程度如何。
自动化的可能性。可以使用特殊服务来自动化建模。这将加快创建模型的过程并使它们更加准确。
建模的缺点：
主观性。建模基于过程的主观感知。因此，该模型可能无法完全反映现实。
复杂。由于大量细节和公司活动，对复杂流程进行建模可能很困难。
业务流程图
业务流程图是一个有用的工具，可以帮助您可视化和分析公司的业务流程。它是业务流程、参与者、系统元素和资源的所有阶段的图形表示。
当公司的工作被呈现为一个相互关联的流程系统时，此类地图用于公司管理的流程和功能方法中
业务流程图的好处：
可视化。内置业务流程逻辑的地图可以让您 手机号码id 直观地了解公司的工作系统是如何构建的。所有员工都会了解任务的顺序。
业务流程分析。使用该工具，可以轻松分析每个阶段的工作并发现问题。例如，您可能会发现订单处理时间太长或产品交付出现问题。
优化。根据分析，可以制定措施来优化和控制流程。例如，通过自动化专业业务流程来减少应用程序处理时间。或者通过更仔细地选择司机来提高送货质量。
业务流程图的缺点：
创作难度。创建地图需要时间和精力。有必要收集有关流程的信息，对其进行分析并以图表的形式呈现。
需要更新。公司的流程不断变化。因此，地图需要定期更新以反映当前的事态。
看板
看板 是一种基于看板上可视化任务的业务流程管理系统。方法是这样的：工作分为几个阶段 – 板上的列，任务 – 贴纸 – 添加到列中。任务完成后，它们会在列中移动。
为了管理项目，他们使用特殊的板或软件，例如流行的 Kaiten 服务。在看板或系统中创建与任务完成阶段相对应的列：“正在排队”、“进行中”、“正在审核”、“已完成”等。
使用看板：
跟踪每项任务花费的时间；
突出工作的主要阶段；
可视化团队的工作；
控制最后期限；
查找业务流程中的错误。
这使您可以优化生产、开发、物流等方面的业务流程。但看板并不适合所有类型的项目。如果工作流程复杂、冗长，这种业务流程管理方法无助于建立透明的工作体系，也无法完全控制业务进度。
看板的优点：
简单明了。看板在几乎所有企业中都很容易理解和实施。无需冗长的员工培训。
灵活性。该框架可以定制以满足您自己业务的特定要求和需求。
提高生产力。看板减少任务完成时间。这会提高团队生产力。
减少压力和超负荷。该框架限制了员工承担的任务数量。它确保专家之间均匀分配工作量。
看板的缺点：
缺乏结构。该方法没有明确的任务和角色层次结构。
并不适合所有项目和行业。看板在任务有明确的完成标准并且可以轻松分解为更小的步骤的环境中效果最佳。
除了看板之外，Scrum 方法也用于项目管理。它涉及短迭代、冲刺的工作。 Scrum主要用于产品开发和网站创建。阅读本文，了解有关该方法机制的更多信息。
业务流程管理的阶段
1. 分布
在此阶段，我们重点介绍实施公司战略所需的所有行动和运营。我们描述的不是目前存在的业务流程，而是理想的业务流程。
最方便的方法是为每个部门或团队列出大任务清单，然后进行分解：将它们分解为小的子任务。
通过行动和操作的分配，你可以清楚地了解企业的工作系统应该如何构建。
2. 阐述
下一步是描述业务流程。指出执行者、我们使用哪些业务工具和资源以及我们想要实现什么结果。为此，您可以使用 RACI 矩阵。
在它的帮助下，项目被划分为业务任务，每个业务任务确定执行者及其角色：
R——表演者，一名或多名。
A – 管理项目。
C是专家，帮助表演者。
我是被告知结果的员工，往往是下一阶段工作的执行者。
您可以在此处为每个操作添加工具和 KPI。
事实上，我们详细描述了业务流程。这将使我们更容易了解谁负责什么以及我们想要得到什么结果。
业务的分布和细化是业务流程进一步分析和优化的基础。此阶段有助于了解公司的运营方式并确定应进行哪些更改以实现业务流程管理的预期结果。
3. 实施
现在我们需要比较组织现在的运作方式和应该如何运作。假设营销部门缺少“研究目标受众的需求”阶段的工作。这意味着应该实施它以提高部门的效率。
4. 优化
在这个阶段，我们再次分析企业的工作，看看如何提高所实施的业务流程的效率。例如，自动化不是一项操作，而是多项操作。
5. 绩效评估
实施变革后，您需要评估它们如何影响企业的运营和整体成果的实现。如果目标没有实现，您可以重新分析组织中执行业务流程的系统，并思考哪些方面可以改进。
业务流程的改变发生得相当缓慢，因此您不应该立即期望结果。在业务规模较小的小公司中，结果可以在一两周内评估。对于大型的 – 几个月后。
为什么要管理业务流程
通过实施业务流程管理系统，公司可以提高工作效率，因为：
1.问题修复。业务流程管理有助于识别企业运营中的弱点并消除它们。例如，经理花了三天时间与客户达成协议，但业务流程可以自动化。
假设文档的填写在 CRM 系统中是自动化的。这样，管理人员每周只需花一天时间处理数据和填写文档，而不是每周花两天时间。这样他们就可以达成更多交易。
2、降低成本。管理公司的业务流程可以帮助您降低生产、物流、营销和销售的成本。
3、提高产品和服务质量。理想情况下，业务流程应该有助于提高公司产品和服务的质量。这对于满足客户需求和提高品牌声誉非常重要。
4. 加快决策速度。通过研究、简化和管理业务流程，管理层可以更快地做出决策并响应市场变化。
5、提高员工满意度。简化的业务流程为员工创造了更舒适的工作条件。团队收到有关工作系统的信息和明确的指示，花更少的时间在日常任务上，这有助于提高公司的积极性和满意度。
6. 减少完成任务所需的时间。自动化、优化等运营管理方法的引入将优化团队的速度。
我们来总结一下
业务流程是为实现某些业务目标而执行的操作。企业业务流程管理（BPM）是一个让公司员工和谐高效工作的统一计划。它让您清楚地了解需要如何执行任务，并允许您减少做出决策的时间。
有主、辅业务流程、管理流程和以公司发展为目的的流程。改进业务流程包括以下方法：自动化、标准化和优化、建模和看板、业务流程映射。
为了使业务流程的执行更加高效，您需要了解企业内部哪些流程运行良好，哪些需要改进。
在开始改进业务流程之前，您需要制定一个计划：业务应该如何运作。这是进一步分析和优化业务流程的基础。这是由高管、管理层或业务分析师完成的。他们收集数据并制定工作计划，然后将其与当前流程进行比较并做出更改。
通过实施业务流程管理，组织可以通过纠正问题、消除成本和加快决策制定来更有效地运营。
要改进您的业务流程，请使用现代应用程序，例如企业信使 Compass、Kaiten 项目管理系统、CRM 系统。
